L'organizzazione del magazzino per le aziende di service.

1. Gestione degli articoli 

La gestione del singolo articolo è il cuore del sistema di magazzino e della sua organizzazione. Ogni articolo deve essere registrato con una descrizione chiara con un codice identificativo unico (creato internamente all’azienda e in questo caso preferibilmente “parlante”, oppure sfruttando la codifica del fornitore principale). Fondamentali, inoltre, le altre informazioni rilevanti come il prezzo di acquisto, il prezzo di vendita, le quantità disponibili (ovvero le giacenze) e la posizione o la scaffalatura all'interno del magazzino centrale, di eventuali magazzini periferici o del furgone del tecnico.

Per gli articoli che hanno bisogno di una tracciatura più puntuale, ad esempio i prodotti finiti, potrà essere utile sfruttare inoltre non solo la codifica data dal codice articolo, ma anche quella fornita dalla matricola assegnata.

Un sistema di gestione degli articoli efficiente permette, tra le altre cose, di:

• ridurre i tempi di ricerca dei materiali necessari per i lavori, sia per gli operatori dell’ufficio sia per i tecnici sul campo, i quali potranno operare in maniera autonoma ed in tempo reale; 

• monitorare in tempo reale le quantità disponibili ed essere quindi pronti ad operare tempestivamente oppure a procedere con i relativi ordini a fornitore; 

• analizzare l'uso di articoli e materiali e prevedere le future necessità di riordino, tramite lo studio dei movimenti storici. 

2. Cataloghi dei fornitori

I cataloghi dei fornitori sono strumenti estremamente comodi per una creazione veloce e precisa dei propri articoli di magazzino. Essi contengono informazioni importanti sui prodotti offerti dai fornitori, quali la descrizione, il codice, l’eventuale codice a barre (barcode) ed ovviamente i prezzi. I cataloghi dei fornitori diventano estremamente versatili in ottica software gestionale nel momento in cui si presentano sottoforma di file in qualche modo codificato e tabellato, come un file Excel o un CSV.

Una gestione attenta dei cataloghi dei fornitori permetterà quindi di:

• codificare e tenere aggiornato il proprio magazzino in modo comodo e veloce; 

• selezionare i fornitori più affidabili e convenienti; 

• confrontare facilmente i prezzi e le condizioni di diversi fornitori;

• automatizzare e velocizzare il processo di riordino della merce, garantendo la disponibilità continua di materiali, specie per riuscire a rispondere in maniera veloce alle esigenze dei clienti (specialmente per gli interventi di riparazione). 

3. Listini di acquisto e vendita 

I listini di acquisto e di vendita rappresentano i prezzi ai quali materiali e ricambi vengono acquistati dai fornitori e venduti ai clienti.

Si possono creare i listini di acquisto a partire dai cataloghi rilasciati dai fornitori e tenerli aggiornati in maniera puntuale ad ogni successiva versione consegnata.

I listini di vendita, invece, possono variare in base a vari fattori: 

• particolari condizioni collegate ai vari contratti di manutenzione; 

• scontistiche legate ad alcuni clienti selezionati; 

• promozioni specifiche legate a determinate campagne commerciali. 

È fondamentale mantenere questi listini aggiornati per: 

• fornire al personale d’ufficio e al tecnico sul campo dei valori certi, che possano tornare immediatamente utili nella redazione di preventivi e nelle comunicazioni con i propri clienti; 

• calcolare la corretta marginalità sui servizi offerti, andando a verificare il margine sui ricambi nelle varie lavorazioni aziendali (manutenzioni, interventi in garanzia, riparazioni sotto contratto e non, etc.); 

• evitare errori di fatturazione ed uniformare il proprio prezzario; 

• rispondere rapidamente ai cambiamenti di mercato. 

4. Movimenti e giacenze dei magazzini e dei furgoni 

Il primo passo per una corretta organizzazione del magazzino, come abbiamo detto sopra, e la creazione puntuale degli articoli, della loro posizione e del loro aggiornamento dei prezzi di acquisto e vendita. Ma a dipingere il vero valore aggiunto nell’efficienza del proprio magazzino è una movimentazione sempre sotto controllo. Le procedure che includono il monitoraggio degli ingressi e delle uscite di materiali, sia dal magazzino centrale che dai furgoni utilizzati per gli interventi e le installazioni, devono diventare un punto di forza nella gestione della ricambistica.

Ecco i principali tipi di movimentazione:

• di carico, nel momento in cui un ricambio viene acquistato da un proprio fornitore o reso da un proprio cliente (in questo caso le giacenze globali di merce del proprio magazzino aumentano); 

• di trasferimento, quando la merce viene scambiata tra i vari depositi dell’azienda, vale a dire magazzino (centrale o periferico) e furgoni. Nel caso di lavori di installazione anche la merce “parcheggiata” in un cantiere può rientrare in questa fattispecie. Ad ogni modo in questa situazione le giacenze globali di merce rimangono invariate, muovendosi all’interno dell’azienda; 

• di scarico, quando il ricambio viene venduto ad un cliente oppure reso in garanzia al proprio fornitore; 

• ci possono essere poi movimenti di rettifica dei magazzini, di carico e scarico, spesso effettuati all’interno del magazzino stesso e che vengono effettuati per correggere eventuali errori di carico/scarico e per segnalare ed aggiustare anomalie nel momento dei conteggi.

Un sistema di tracciatura articoli che preveda l’uso dei codici a barre (barcode), può sfruttare i codici presenti sulle confezioni oppure un proprio sistema di etichettatura. Questo aiuterà molto a velocizzare e rendere a prova di errore questo tipo di transazioni, specialmente sfruttando l’uso di apposite App per la gestione del magazzino e barcode.

Un sistema di gestione dei movimenti accurato aiuta quindi a: 

• migliorare la rotazione delle giacenze, facendo in modo che il magazzino resti snello ma al tempo stesso rifornito, coordinando la gestione della scorta minima degli articoli più utilizzati (vedi a tal proposito il prossimo paragrafo) con gli ordini a fornitore per la merce più rara da utilizzare; 

• pianificare meglio le operazioni di riordino e distribuzione dei ricambi, assicurando che i tecnici abbiano sempre a disposizione i materiali necessari per i loro interventi; 

• calcolare in maniera certa ed immediata il valore d’inventario della propria azienda. 

5. Scorta minima

La scorta minima è la quantità minima di un materiale o di un ricambio che deve essere sempre presente in magazzino (o nel furgone di un tecnico) per evitare interruzioni nelle operazioni di servizio e installazione. È possibile stabilire una scorta minima per ogni articolo soprattutto tramite l’analisi della rotazione del magazzino.

Una corretta gestione vi permetterà di:

• evitare “stockout” (esaurimento scorte) e “overstock” (eccesso di scorte); 

• prevenire la perdita di opportunità lavorative dovuta a mancanza di materiali; 

• ridurre il rischio di sovraccarico del magazzino, con conseguente incremento dei costi di inventario; 

• garantire un servizio continuo ai clienti. 

Il calcolo della scorta minima dovrebbe inoltre tenere conto di fattori come il tempo di consegna dei fornitori, la domanda storica, il periodo dell’anno e le previsioni di necessità future basate sui contratti, sui preventivi e sugli interventi programmati. 

6. Voci "fuori inventario"

Non sono legate al magazzino in senso stretto poiché intangibili, ma solitamente le voci "fuori inventario", ovvero quelle che rappresentano ricavi collegati a servizi (quali la "manodopera", il "diritto di chiamata", etc..) sono comunque gestite alla stregua di articoli di magazzino.

Ovviamente solo una parte delle caratteristiche sopra citate valgono anche per questa particolare tipologia di articoli, ad esempio: 

• l'opportunità di tracciarli con opportuni codici “parlanti”; 

• la gestione dei loro costi aziendali e, soprattutto, dei prezzi di vendita in base ai vari listini; 

• il calcolo e il tracciamento del loro margine, in base ai tipi di lavoro effettuati (manutenzioni, interventi, etc.) alle aree (riscaldamento, condizionamento, etc.) e a particolari condizioni economiche riservate ai clienti (garanzie della casa madre, contratti interni, etc.). 

• La gestione dei sottoscorta, dei carichi da fornitori, della movimentazione tramite terminali di magazzino sono invece argomenti non riguardanti tali particolari articoli. 

Grazie al tracciamento di tali “voci fuori inventario” si potrà dunque: 

• migliorare la stesura di rapportini, preventivi, fatture ed altri documenti aziendali, rendendo il lavoro di tutta l’azienda più omogeneo tra le varie componenti operative; 

• fornire un quadro finanziario ed economico accurato; 

• assicurare che tutti gli elementi di costo siano considerati nelle operazioni aziendali; 

• mantenere una visione chiara e completa della situazione economica per evitare sorprese contabili. 

7. Conclusioni 

Un’ organizzazione del magazzino ben strutturata e tecnologicamente supportata è fondamentale per ottenere standard lavorativi elevati ed assicurare il successo dell’azienda. L'adozione di software gestione magazzino per aziende di manutenzione caldaie può portare a significativi miglioramenti in termini di efficienza operativa, riduzione dei costi e qualità del servizio al cliente. Investire in una buona organizzazione del magazzino, implementando i giusti strumenti e formando di conseguenza il personale tecnico e d’ufficio, significa investire nel futuro della tua azienda, garantendo una crescita sostenibile e competitiva nel breve e nel lungo periodo.

Per avere maggiori informazioni su come le nostre soluzioni ti possono supportare in tutto il ciclo organizzativo del tuo magazzino, puoi guardare i nostri webinar:

• Unico³ - Introduzione al Magazzino: concetti propedeutici e funzioni base

• Unico³ - Magazzino: livello intermedio